Structure de renforcement des mesures

خطوات بناء الهيكل التنظيمي
لتحديد كيفية القيام بعملية بناء الهيكل التنظيمي لا بد من القيام بالخطوات التالية :
      الخطوة الأولى:ـ
 تحديد الأهداف للمؤسسة وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف.

      الخطوة الثانية:ـ
 يتم إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيـق أهـداف المؤسسـة

      الخطوة الثالثة:ـ
    فإن هذه الخطوة ستركز على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية  واحدة .وهناك أسس متعددة لتجميع الأنشطة ( تكوين الإدارات) ومن أهم هذه الأسس:

        (أ) التقسيم ( التجميع ) حسب الوظائف 
        (ب) التقسيم ( التجميع ) حسب المنتج 
        (ج) التقسيم ( التجميع ) حسب العملاء .
        (د) التقسيم ( التجميع ) حسب المناطق الجغرافية 
        (هـ ) التقسيم ( التجميع ) حسب مرحلة الإنتاج 

      الخطوة الرابعة :ـ
     تحديد العلاقات التنظيمية بعد تكوين الوحدات الإدارية فإنه لابد من ربط هذه الوحدات  مع بعضها من خلال تحديد العلاقات المناسبـة بين العاملين فـي مختلف المستويات   الإدارية رأسياً وأفقياً. وهذه العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسيـة أهمـها:ـ

  السلطة            puissance    

، المسئولية        ،responsabilité

التفويض           ،autorisation

المركزية             central     

اللامركزية           décentralisation  

، نطاق الإشراف    surveillance 

، اللجان             Comités

       الخطوة الخامسة: ـ
    تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية بعد إنشاء الوحدات الإداريـة فـي المنظمة كالإدارة  المالية، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسميـة بينهم تسمـح بتبادل البيانات والمعلومـات  بانسياب ويسر.

       الخطوة السادسة : ـ
    اختيار وتنمية العناصر البشرية من أجل تنفيذ مهام الوحدات الإدارية بعـد الانتهاء مـن  عملية تصميم الهيكل التنظيمي تبدأ عملية اختيار الأفراد لشغل الوظائـف الموجـودة فـي الهيكل، ولابد أن يكون الاختيار قائم على مبدأ (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب).

       الخطوة السابعة : ـ
    رسم الهيكل التنظيمي على شكل مخطط يطلق عليـه ( الخريطـة التنظيميـة والخريطـة  التنظيمية توضح حجم الهيكل التنظيمي ( التنظيم ) ، والتبعية، ونطاق الإشراف لكل شخص  وعدد المستويات الإدارية، وتُعطي فكرة عن المناصب المختلفة.
 وقد تبين الخريطة خطوط انسياب السلطة من أعلى إلى أسفل وقد تكون الخريطة من اليمين  إلى اليسار وقد تكون دائرية .

      الخطوة الثامنة :
     إعداد الدليل التنظيمي: في هذه المرحلة يتم إعداد ما يسمى بالدليل التنظيمي وهو عبارة  عن ملخص في شكل كتيب يتضمن اسم المنظمة ، عنوانها، أهدافها، سياساتها، هيكلهـا  التنظيمي بتقسيماته الرئيسية والفرعية، وإجراءاتها… الخ.

      الخطوة التاسعة : ـ
    تتمثل في ضرورة مراقبة عملية التنظيم بشكل دائم ومستمر وإدخال التعديـلات المناسبة  عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبي أي متغيرات مطلوبة